Cómo mejorar la productividad con sólo 3 cambios

Cuando hablamos de productividad normalmente pensamos en que los cambios tardan en verse o en medirse y pocas veces ocurre que los cambios impliquen un cambio inmediato y positivo. En este artículo te voy explicar como mejorar la productividad con sólo 3 cambios.

Entraré en materia de cuales son los detalles y consejos de cada uno de esos cambios pero, como anticipo, por si vas con mucha prisa, te adelanto que los cambios que te propongo son los siguientes:

• Cambia a dos monitores
• Utiliza las Google Apps (gratuitas)
• Utiliza Telegram (gratuito)

Ahora detallaré cada cambio para que puedas ver las razones por las que te aconsejo hacer estos cambios así como ejemplos de utilización que pueden facilitarte las tareas diarias y conseguir que seas más productivo.

Cambia a dos monitores

Parece un cambio simple, parece que no tiene importancia pero cuando empieces a utilizar dos monitores ya no podrás dejar de usarlo y te abordará una pregunta en tu interior… ¿por qué no hice este cambio hace años?

Las razones son muy claras, te permite realizar una multitarea cómoda, pudiendo situar, por ejemplo, en una ventana el correo electrónico o el documento con el que estamos trabajando, y en la otra nuestra aplicación de nómina o contabilidad.

Ya no será necesario imprimir temporalmente un documento para poderlo leer cómodamente y trabajar con su contenido en alguna aplicación.

El funcionamiento a nivel de usuario es muy sencillo. Realmente es como si tuvieses un monitor muy grande, cuando desplaces una ventana y la saques de un monitor aparecerá en el otro. Cuando des a maximizar la ventana, lo hará en el monitor donde se encuentre la ventana. De esa forma puedes gestionar las ventanas que quieres tener en cada monitor. En la configuración del sistema puedes configurar la posición de los monitores para que coincida con la realidad.

El tamaño importa

El tamaño del monitor importa y mucho. Para tener un mayor desempeño en tu puesto de trabajo te recomiendo dos monitores de al menos 25 pulgadas. Tampoco es necesario que sean mucho más grandes ya que para tareas ofimáticas no es necesario más.

¿Y tres monitores?

Ya se sabe que cuanto más azúcar mas dulce. Tres monitores es mejor que dos pero la diferencia de productividad de pasar de dos a tres no es tan espectacular como cuando se pasa de uno a dos monitores. Pero si tienes espacio suficiente y te lo puedes permitir, sin duda mejorará tu flujo de trabajo.

Utiliza las Google Apps

El universo Google es muy grande aunque no todo el mundo aprovecha todas sus posibilidades. Quizás lo que si que te resulte muy familiar es el buscador que se hizo famoso en su momento por la forma en la que clasificaba las páginas. Hoy en día es el buscador más popular pero hay otras herramientas que pueden ser de mucha utilidad para mejorar la productividad en tu empresa. Siguiendo el objetivo de este artículo de como mejorar la productividad utilizando estas aplicaciones te voy a describir cuales son las más importantes.

Cuando creas una cuenta en Google se ofrece gratuitamente una serie de aplicaciones ofimáticas como son: Documentos, Hoja de cálculo y Presentaciones. Además, incluye gratuitamente 15Gb de espacio en la nube (servidores de Google) que puedes ver a través de la aplicación Drive.

Drive (Almacenamiento)

Drive permite almacenar y compartir todo tipo de archivos. Es la pieza clave de como mejorar la productividad ya que hace fluir la información entre personas y dispositivos sin perder el control. Drive permite hacer un seguimiento de los cambios que se producen en las carpetas, permite recuperar una versión anterior del documento lo que es una opción fantástica para solucionar algún desastre (borrado accidental de un archivo) y que no esté volcado a la copia de seguridad.

Documentos

Documentos te permite crear documentos de texto con el estilo que quieras. Al igual que el resto de herramientas en cuanto escribas una letra el sistema te hará una copia en la nube por lo que no perderás nada y, además, podrás continuar el documento desde otro lugar o dispositivo. También permite trabajar en el mismo documento varias personas a la vez y exportar el documento a formato PDF o Microsoft Word.

Hoja de cálculo

Hoja de cálculo te permite introducir y analizar informes económicos. Bueno, ¡Qué te voy a contar que no sepas!. Quizás lo interesante es precisamente la capacidad de compartir con terceros la hoja mientras estás añadiendo datos sólo o con otras personas. Las comparaciones son odiosas por lo que si eres un usuario avanzado y estás habituado a utilizar fórmulas y macros de Excel quizás se te quede corto. Pero para la mayoría de los mortales es más que suficiente.

Presentaciones

Presentaciones te permite mostrar a los demás la información con gráficos, fotografías, vídeos sobre tus productos o servicios. Permite animaciones, esquemas y tiene una variedad de plantillas para que tu presentación esté lista en poco tiempo. Como en ocasiones anteriores, la capacidad de compartir el trabajo y que varias personas aporten a la presentación al mismo tiempo lo hacen una herramienta muy adecuada para los negocios. Es compatible con proyectar la presentación con Zoom pero es recomendable utilizar doble pantalla. Puede exportar la presentación a PDF o a Microsoft Powerpoint.

Keep (Notas)

Keep es ese tipo de aplicaciones que no tienen tanta relevancia mediática, no es tan conocida pero es muy poderosa para la productividad. Cualquier idea, cualquier dato que quieras memorizar en algún lugar seguro y que puedas clasificar para tener ordenado y accesible la puedes guardar en Keep. Además puedes añadir una “extensión” en en navegador Google Chrome para que te memorice la página que estás visitando junto con las notas que quieras añadir. Además puedes poner una fecha de alarma para recordarte que tienes que revisar esa nota.

Utiliza Telegram

El último cambio que te propongo para enseñarte a como mejorar la productividad de tu empresa gira en torno a las comunicaciones, tanto con los compañeros como con clientes desde todos los puestos de trabajo. Esta herramienta consigue ese objetivo de manera sencilla y privada y está avalada por millones de usuarios. Es gratuita y está en la lista de las 10 aplicaciones más descargadas del mundo.

Poderosa

Telegram es multiplataforma porque permite instalarse de forma nativa en el escrotorio Windows, MacOS o Linux y en los móviles iOS (iPhone/iPad) y Android. También es multidispositivo, es decir, permite ejecutarse al mismo tiempo en varios dispositivo con nuestra cuenta activada. Esto permite escribir o leer los mensajes desde el equipo que tengamos más a mano. Incluso permite iniciar un mensaje en un equipo y continuar en otro. Sé que estás pensando en WhatsApp pero te aseguro que es mucho más potente, privado y seguro. Sólo le falta alcanzar el número de usuarios de Whatsapp. Permite tantas posibilidades que quizás sería mejor crear un artículo dedicado en exclusiva a sus características.

Ejemplos de uso

Imagina que tienes en la oficina Telegram instalado en cada equipo con el número de móvil de la empresa y tu tienes, como el resto, tu cuenta personal en el móvil o tableta. Desde la oficina te pueden enviar mensajes, imágenes, PDF, documentos, vídeos, etc. al instante con sólo enviarlo a través de Telegram. Se puede crear un grupo donde los empleados puedan compartir acciones, llamadas o notas a tener en cuenta en el día. De esa forma todo el mundo permanecerá sincronizado y conocedor de lo expuesto en esa “pizarra virtual”. Es como mejorar la productividad con un clic porque el ahorro de tiempo es importante.

También se pueden crear CANALES, donde poder publicar las novedades de la empresa. En los canales sólo puede publicar el propietario y los demás se pueden suscribir para recibir las novedades. Te animo a que te suscribas al Canal SALITEL.

¿Sabes como mejorar la productividad de otra forma?

Te invito a que comentes cual es el cambio que más rápidamente hizo mejorar tu productividad o en tu empresa. Hay veces que pequeños cambios provocan una mejoría sustancial en los flujos de trabajo que nos hacen ser más felices y productivos en nuestro día a día.

¿Has aplicado algún cambio de los tres propuestos en este artículo? ¿Te ha ido bien?